Service Manual v2026

Nividavedam Digital Services

Professional EPFO Compliance & Statutory Management

EPFO Compliance Guidebook

Expert support for managing statutory obligations under EPF regulations. We ensure your business stays compliant, avoiding penalties through automated monthly filings and meticulous record management.

Visit EPF Employer Portal

1. Core Service Architecture

Phase 1

Establishment Setup

  • ✓ Registration: Mandatory for 20+ employees.
  • ✓ Form 5A: Digital ownership declaration management.
  • ✓ DSC/e-Sign: Full integration of Digital Signatures.
Phase 2

Employee Lifecycle

Sequential functions from onboarding to exit.

2026 Update: Face Authentication via UMANG App is now mandatory for new UANs.
  • ✓ KYC: Real-time Aadhaar seeding.
  • ✓ Calculation: Precise 12% (Employee) & 12.5% (Employer + Admin) split.

2. 2026 Compliance Audit Checklist

Task Component Frequency Critical Requirement
Wage Validation Monthly Basic Pay ≥ 50% of total compensation.
UAN-Aadhaar Link Real-time Zero ECR Generation for unlinked UANs.
Form 11 New Joiners Signed declaration required for every hire.
Reconciliation Monthly Bank debit must match TRRN status.

3. Advanced Functions

International Workers

Management of specialized Form 5 IF filings.

Grievance Handling

Expert mediation on the EPFiGMS portal.

⚠️ AI-Driven Penalty Tracking: In 2026, systems automatically trigger Section 14B Damages (up to 25% p.a.) and Section 7Q Interest (12% p.a.) for any payment delay beyond the 15th of the month.

ईपीएफओ अनुपालन सेवाएं 2026

ईपीएफओ अनुपालन सेवाए

नियोक्ता और कर्मचारियों के लिए पूर्ण पेशेवर सहायता

हमारी सेवाएं नियोक्ताओं को कर्मचारी भविष्य निधि (ईपीएफ) विनियमों के तहत वैधानिक दायित्वों के प्रबंधन में मदद करती हैं। हम प्रशासनिक बोझ को कम करने, जुर्माने से बचने और कर्मचारी लाभों के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करने में सहायक होते हैं।

🚀 2026 नवीनतम वैधानिक अद्यतन शामिल

ईपीएफ नियोक्ता पोर्टल (EPF Employer Portal)

चरण 1: प्रतिष्ठान सेटअप

  • पंजीकरण: 20 या अधिक कर्मचारियों के लिए अनिवार्य।
  • प्रपत्र 5ए: ऑनलाइन स्वामित्व घोषणा का प्रबंधन।
  • DSC/ई-हस्ताक्षर: कंसल्टेंसी के लिए डिजिटल हस्ताक्षर पंजीकृत करना।

चरण 2: कर्मचारी ऑनबोर्डिंग

  • UAN सत्यापन: मौजूदा यूनिवर्सल खाता संख्या की जांच।
  • अगस्त 2025 से: नए UAN के लिए UMANG ऐप द्वारा फेस ऑथेंटिकेशन अनिवार्य।
  • आधार को "लिंक" करना सुनिश्चित करें ताकि ECR खारिज न हो।

चरण 3: मासिक अंशदान (ECR)

  • योगदान: कर्मचारी (12%), नियोक्ता (3.67% पीएफ + 8.33% पेंशन)।
  • नियत तिथि: प्रत्येक माह की 15 तारीख तक।
  • EL-I पात्रता: ₹1 लाख से कम वेतन वालों के लिए सकल वेतन की सटीक रिपोर्टिंग।

4. निकास प्रबंधन (Exit Management)

निर्बाध निधि हस्तांतरण या निकासी सुनिश्चित करने के लिए, नौकरी छोड़ने के 15 दिनों के भीतर पोर्टल पर "निकास तिथि" और "निकास का कारण" अंकित करना अनिवार्य है।